Importazione ordini excel con testata e dettaglio

A cosa serve?

L'import excel di ordini attraverso i file di testata e dettaglio servono appunto per importare svariati ordini sui nostri sistemi da poter successivamente evadere in modo classico. L'import consente di caricare per un determinato cliente/magazzino un file con una lista di ordini (testata) e un file con i dettagli dei prodotti dell'ordine (dettaglio).

Come attivare?

Per attivare la funzionalità bisognerà contattare il nostro servizio di assistenza che provvederà a fornire eventuali dettagli aggiuntivi.

Come utilizzare l'importazione

Apertura interfaccia di caricamento

Per poter caricare gli ordini bisognerà recarsi nella sezione ordini e cliccare sul relativo pulsante sopra la tabella degli odini (riquadro rosso)

Pulsante caricamento file ordini

Sarà poi necessario andare nella sezione denominata "Importazione con dettaglio" come segue:

Interfaccia importazione Excel ordini

Compilazione interfaccia - Cliente

Bisognerà selezionare poi il Cliente che indicherà su quale dei client_id legati all'utente con cui si è effettuato il login verranno caricati gli ordini (per le importazioni multiple questo campo indicherà il client_id su cui importare gli ordini "orfani" (vedi Import multi cliente)

Menù cliente

Download dei template da compilare

Potete recuperare i template da compilare cliccando sui link nell'interfaccia come mostrato dall'immagine.

Link download template

Compilazione interfaccia - File testata

Nel file testata ogni riga rappresenta un ordine e va compilato come segue:

Nome campo	Dettagli	Obbligatorio
order_reference	Riferimento alfanumerico dell'ordine	SI
name	Nome/ragione sociale del destinatario	SI
address	Via e civico del destinatario	SI
city	Città del destinatario	SI
cap	Cap del destinatario	SI
prov	Provincia del destinatario	NO
country_code	ISO 2 CHAR della nazione di destinazione (es. IT)	SI
email	Indirizzo e-mail del destinatario	Dipende dal corriere
phone	Numero di telefono del destinatario	Dipende dal corriere
contrassegno	Importo del contrassegno	Popolare a 0 se assente
assicurazione	Importo dell'assicurazione	Popolare a 0 se assente
note	Annotazione per l'ordine	NO
totale_lordo	Importo totale lordo dell'ordine	NO
contact	Nome della persona fisica a cui l'ordine è destinato che riceverà evantuali chiamate/sms/email di notifica in base a notifiche corrieri o aggiornamenti gsped al cliente (da richiedere)	SI
valore_doganale	Valore ordine per spedizioni con dogana	Dipende dal corriere
corriere	Id corriere gsped (vedi qui)	Se è stata concordata la selezione del corriere più economico o selezione in base a regole statiche lasciare a 0
servizio	Id servizio gsped (vedi qui)	Se è stata concordata la selezione del corriere più economico o selezione in base a regole statiche lasciare a 0
valuta	ISO 3 CHAR per la valuta del valore doganale (es. EUR)	NO
peso_ordine	Peso complessivo dell'ordine	NO
volume_ordine	Volume complessivo dell'ordine	NO
colli_ordine	Numero di colli che verranno usati per l'evasione dell'ordine	NO
campi da generic1 a generic10	Lasciare vuoto se non diversamente concordato con tecnico Gsped	NO
id_arca	Riferimento interno cliente, campo utilizzato per import multi cliente (vedi qui)	NO

Compilazione interfaccia - File dettaglio

Il file dettaglio indica i prodotti degli ordini. In questo file ogni riga rappresenta un prodotto di un ordine specificio. Di seguito le istruzioni sulla compilazione:

Nome campo	Dettagli	Obbligatorio
order_reference	Questo campo deve combaciare con l'omonimo campo nella testata e rappresenta il collegamento tra un ordine e i suoi dettagli	SI
sku	SKU del prodotto	SI
description	Descrizione del prodotto	NO
qty	Quantità del prodotto nell'ordine	SI
barcode	Codice a barre del prodotto	SI se picking classico
hs_code	HSCode del prodotto	NO
peso_riga	Peso complessivo dei prodotti	NO
prezzo_singolo	Prezzo unitario del prodotto	NO
da generic1 a generic5	Lasciare vuoto se non diversamente segnalato	NO

Caricamento file testata e dettaglio

Una volta compilati i file è possibile allegarli. Per farlo basta cliccare sugli appositi pulsanti in interfaccia e selezionare il file dal proprio pc come mostrato nell'immagine.

Pulsanti per il caricamento dei file

Conferma dati

Dopo aver controllato i dati è possibile avviare l'importazione cliccando sul pulsante verde come illustrato. Al termine verrà mostrato un messaggio con l'esito dell'import

Pulsante conferma importazione

Import multi cliente

L'importazione come illustrato fino ad ora, consente il caricamento di un file ordine per cliente/magazzino. È possibile tuttavia sfruttare il campo id_arca (nel file testata) per stabilire il cliente/magazzino che dovrà gestire l'evasione dell'ordine. Per farlo basterà inserire l'id_arca del cliente/magazziono in questo campo.

Cos'è l'id_arca?

L'id_arca è un riferimento alfanumerico di 12 caratteri del vostro cliente/magazzino.

Dove trovo l'id_arca?

Nel caso di istanze non-reseller l'id_arca deve essere concordato con il nostro team di supporto che provvederà ad inserire un valore di vostra scelta.

Nel caso di istanze reseller invece, questo campo può essere impostato nella scheda cliente nella sezione gestione clienti reseller, nel campo denominato "Sigla cliente".

Posso avere più clienti con lo stesso id arca?

È possibile registrare più clienti con lo stesso id_arca, tuttavia se questa casistica si presenta in fase di caricamento degli ordini verrà visualizzato sulla riga dell'ordine la dicitura in rosso: "ID Arca duplicato!" e l'ordine sarà associato al primo cliente/magazzino trovato.

Nota Bene

Per i reseller sono presi in considerazione SOLO gli invoiced_client_id ed è quindi possibile avere lo stesso id_arca su un client_id e su un invoiced_client_id senza che vengano generati errori.